Sistema de control de archivo en el área de contabilidad para la dirección general del COBACH

Abstract

Actualmente las empresas, dependencias de gobierno e instituciones educativas tienen que estar actualizadas y sistematizadas ya que con el manejo de tecnología pueden llegar a ser más competitivas en el mundo laboral. Hoy en día se puede observar que las empresas que no cuentan con sistematización de información van quedando obsoletas por lo que deben ser dinámicas y actualizarse conforma a las necesidades de las demandas presentes en la actualidad. Por ello se realizó un previo estudio en la Dirección General del Colegio de Bachilleres de Chiapas específicamente en el área de archivo, para tener conocimiento de sus necesidades y problemáticas, esto a través de una entrevista realizada a la persona encargada de esta área encontrando como problema principal no contar con un sistema eficiente que ayude y mejore el control de las pólizas que se manipulan en dicha área ya que mensualmente reciben por parte del departamento de financieros una gran cantidad de estos documentos (entre 1000 y 3500 pólizas); las cuales además de ser vaciados en una base de datos de Excel deficiente e insegura son almacenados en recopiladores y a su vez pueden ser prestados a departamentos internos o dependencias externas. Debido a los resultados arrojados en el estudio que mostraron ineficiencia, poco control de los documentos y conflictos entre departamentos por el manejo de las pólizas, se toma la decisión de que es necesario llevar a cabo el desarrollo de un sistema que ayude y optimice las actividades que se realizan en el área de archivo, brindando así un eficaz servicio a sus usuarios.